Tecnología y actividades de no valor añadido
Vamos a hablar sobre actividades de valor añadido y de no valor añadido y vamos a hacerlo combinándolo con la tecnología.
Hasta ahora habíamos explicado estas soluciones tecnológicas por separado pero ahora las vamos a combinar para ver como cobran sentido.
Recordad que del conjunto de actividades de una empresa tenemos un porcentaje de actividades que aportan valor al cliente por las cuales está dispuesto a pagar y otro porcentaje que no le aportan valor.
Si recordáis los números del ejemplo del avión, en torno al 40 o 50 por ciento de actividades no aportan valor al cliente, es decir son actividades de no valor añadido. Dentro de estas teníamos actividades de no valor añadido pero necesarias con la tecnología que tenemos ahora o con otra serie de restricciones que no podemos eliminar. Pero también existian actividades que directamente son de no valor añadido y tenemos que hacer todo lo posible por eliminarlas o por reducirlas.
El valor solo lo puede definir el cliente que es el que está dispuesto a pagar un precio determinado por lo que le ofrecemos en un momento determinado. Además el valor cambia igual que los gustos de los clientes cambian a lo largo del tiempo.
Originalmente se habían catalogado siete desperdicios y a posteriori se añadió el del talento humano infrautilizado:
- Errores que suponen un retraso: Me equivoco y tengo que rehacer algo. Por ejemplo me equivoco al emitir una factura y tengo que rehacerla.
- La sobreproducción. Producir más de lo que me está pidiendo el cliente final o el cliente interno. Si estamos bien alineados con el cliente final, el cliente interno debe estar produciendo aquello que está en consonancia con lo que pide el cliente final.
- Esperas. En el ejemplo del avión: esperamos para embarcar, esperamos para recoger el equipaje, esperamos para facturar, etc.
- Transporte. Cuando transportamos mercancía, material o información de un sitio a otro.
- Inventario. Cuando tenemos almacenado más de lo que es necesario entre procesos o bien en un almacén final.
- Movimiento. Por ejemplo en los hospitales el personal sanitario va y viene de un sitio a otro porque están mal diseñados los espacios físicos.
- El sobre procesamiento. Hacer algo con un nivel de calidad mayor de lo que me está pidiendo el cliente.
- El talento humano infrautilizado. Personas capacitadas muy cualificadas pero que están haciendo unas tareas que están muy por debajo de su cualificación. Estas personas se acabarán quemando y pueden marcharse de las empresas o se quedan pero desmotivadas.
¿Cómo encaja la tecnología para ayudarnos a eliminar estos desperdicios?
Los desperdicios se pueden eliminar mediante procedimientos, mediante cambios en la gestión de la empresa o utilizando tecnología. Lo ideal es combinarlos.
La transformación digital va de personas, mejoras en los procesos y tecnología. Vamos a verlo con un ejemplo de una noticia real que explica como decathlon implanta tecnología de radiofrecuencia en sus tiendas.
Esta tecnología podemos verla en en muchísimas. ¿qué desperdició elimina? nos evita la espera de los clientes que no quieren esperar.
Si disponemos de este tipo de puntos algunos clientes seguiran queriendo pagar y para ello todavía les atiende una persona, pero habrá otros muchos que prefieren hacerlo con esta tecnología y ahorrarse el desperdicio de la espera.
Es un ejemplo claro de una tecnología que nos permite eliminar o reducir un tipo de desperdicio.
Con los recursos que se liberan, la organización puede hacer varias cosas. Habrá empresas que despidan a estos trabajadores y otras que decidan utilizar a estos trabajadores para realizar actividades que aportan más valor a los clientes, como por ejemplo acompañarles dentro de la tienda para indicarle dónde tienen los productos que están buscando eliminando así un desperdicio relacionado con el movimiento de la información.
Con la información tenemos multitud de posibilidades para compartirla sin necesidad de tener que transportarla.
Podemos montar un tablero en una herramienta de trabajo colaborativa como miró o con un mural en asana. Tambien podemos trabajar en una intranet o en la nube. Existen multitud de posibilidades para compartir información sin necesidad de transportarla.
Cuando transportamos información o cuando la almacenamos en servidores estamos consumiendo recursos y además estamos utilizando mal el talento de las personas que la están recibiendo muchas veces de forma innecesaria
¿Qué desperdició evita el comercio electrónico?
El comercio electrónico evita al cliente el hecho de moverse de un sitio a otro.
Hay clientes que siguen queriendo comprar físicamente pero hay otros que no quieren hacer ese desplazamiento y el comercio electrónico les evita este desperdicio tan incómodo por lo que acaban decantándose por empresas que les ofrecen este servicio.
¿Y las videoconferencias?
Sin una videoconferencia podríamos estar físicamente viéndonos, pero todos nos habríamos tenido que desplazar para poder coincidir en un espacio físico. Las videoconferencias las utilizamos para las reuniones, para formación y son un claro ejemplo de cómo la tecnología sirve para eliminar un desperdicio.
Lo más importante es que seamos capaces de identificar los desperdicios. Una vez que sepamos dónde están y que es realmente lo que aprecia nuestro cliente utilicemos la tecnología que tenemos a nuestra disposición para reducir estas actividades de no valor añadido.